职场邮件礼仪-职场电子邮件礼仪

职场邮件注意事项在商务往来中, 使用 电子邮件进行联络时, 应当遵守一定的礼仪规范, 尤其在大多数这些邮件是发给您的顶头上司的情况下, 更应该注意,
以下是为您搜集整理的职场邮件:
邮件主要功能
1、 使所有参与方对于所讨论的论题、 事实根据和结论,以及达成的共识一目 了 然, 并保持跟进直至工作完成。
2、 能准确及时地记录事项进程、 讨论内容以及行动细则, 并充当了 作为每个工作项目 历史档案的功。
3、 充当意见不和、 起争端时的证明。 Email 能帮人关注于事实而不是感受, 或其他个性和工作风格上的差异, 并以合理的方式解决意见不和以及争端。

〖关于邮件拟订、 发送原则〗
——原则: 尊重他人时间。
——在职场交往中要尊重一个人, 首先就要懂得替他节省时间。 表现在电子邮件方面就是: 只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。

〖关于邮箱名字〗
——如果你不用于职场, 不用于商务信函, 你的邮箱名字叫阿猫、 阿狗、 土肥圆、 流浪的天使、 **-%! ~用火星文命名之类的……随你叫什么都可以! 但是用于正式商务交流,就不行。 如果没有公司统一的邮箱, 自己的 QQ、 163 等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历, 我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。 因为发送正式商务文件, 一定不要让收件人猜猜你是谁。

〖关于主题〗
——发送邮件要拟订一个主题, 让收件人看标题就明白你要将说什么内容。 当然也便于邮件分类保存后的搜索、 查阅。 主题如此重要,
建议:
——1、 不要空, 也不要空洞。 比如, 有人投简历时要么空起, 要么“简历” 二字, 这对收件人来讲起不到任何提醒作用;
——2、 要简洁, 不要很长一段话才能表示 , 更不要直接把正文写在主题栏里;
——3、 要真实反应邮件主题的重要性, 不要随便使用紧急标识;
——4、 一封邮件一个主题, 不要大杂烩;
——5、 千万不要出现错别字;
——6、 回复邮件太多次时最好修改主题, 防止“RE:RE: RE: ” 这样叠加盖楼。

〖关于称呼和问候〗
——邮件的开头应当称呼和问候收件人, 第一是提醒本邮件是面向他/他们的; 第二称呼和问候能够体现一个人的
修养和职业素养。
建议:
——1、 恰当地称呼收件人、 要拿捏好分寸。 如果是中方往来邮件, 有职务一般按职务尊称, 如李总、 刘经理、 王工之类的; 如果没有或不知道的, 可以称呼先生/女士, 搞不清楚性别可以称呼× × 老师; 如果面向多人发邮件, 可以称呼各位同事、 各位领导。如果是西方邮件, 按西方商务函电规矩进行。

——2、 邮件的开始结尾一般都有问候, 简单来说” 你好!“、” 您好!“” 大家好!“就可以了 。 提醒您, 结尾一般简单来说用” 祝顺利、 平安、 安好, 颂 商祺之类的就可以。

〖关于正文〗
——正文很关键, 基本要求是简明扼要、 行文通顺。
——1、 根据自 己与收件人的熟络程度、 等级关系, 邮件对内还是对外, 选择恰当的语气和语言, 防止造成误解;
——2、 用简单词汇和句子把要描述的内容叙述清楚、表达清晰, 最好不要出现晦涩难懂的语句。
——3、 如果具体内容确实很多, 正文最好只做摘要介绍, 单独写文件作为附件进行详细描述。
——4、 如果必要, 正文用序号列表, 以示清晰明确; 合理利用表格、 图片辅助阐述更加直观。
——5、 一封邮件交待完整信息, 不要在发出邮件后又想起事情没交待完再发邮件补充, 标以更正、 补充, 容易引
人反感。
——6、 尽量避免错别字或拼写错误。
——7、 合理提示重要信息。 重要信息要特别提示, 但提示切忌没有重点, 更不要满篇都是红色、 加粗、 斜体的提示, 恐影响收件人阅读邮件。
——8、 选择合适的字体, 不要太大, 也不要太小。 同时邮件中一般不要使用: ) 之类的笑脸字符。 因为在商务邮件特别是对外邮件中, 这样的字符显得有些轻佻。

〖关于附件〗
1. 如果邮件带有附件, 应在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件应按有意义的名字命名, 最好能够概括附件的内容, 方便收件人下载后管理
3. 正文中应对附件内容做简要说明, 特别是带有多个附件时
4. 附件数目 不宜超过 4 个, 数目 较多时应打包压缩成一个文件
5. 如果附件是特殊格式文件, 因在正文中说明打开方式,以免影响使用
6. 如果附件过大(不宜超过 2MB) , 应分割成几个小文件分别发送。

〖关于个性签名〗
每封邮件在结尾都应签名, 这样对方可以清楚的知道发件人信息。 虽然你的朋友可能从发件人中认出你, 但不要为你的朋友设计这样的工作。
1. 签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。 签名档可包括姓名、 职务、 公司、 电话、 传真、 地址等信息, 但信息不宜行数过多, 一般不超过 4 行。
2. 不要只用一个签名档对内、 对私、 对熟悉的客户 等群体的邮件往来, 签名档应该进行简化。 过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配, 简体、 繁体或英文, 以免成出现乱码。 字号一般应选择比正文字体小一些。

〖回复邮件的技巧〗
——1、 如果公司里邮件交往是一种常用方式, 建议每天查看邮箱并养成习惯, 不要错漏紧急或重要信息。 也不要等大家发了 邮件后, 反复电话、 短信提醒你收邮件啊收邮件。
——2、 及时回复。
——收到他人重要邮件之后, 要及时回复以示尊重。 理想的回复邮件时间是 2 小时, 特别是对于一些紧急、 重要的邮件。
——如果事情复杂, 无法及时确切回复, 可以及时回复说“收到, 我正在处理, 一旦有结果就会及时回复” 等等。
——总之及时回应, 哪怕只是确认一下收到。
——3、 现在邮件一般都有收件回执功能。 如果你在休假, 可以设置自动回复功能。 但如果没有休假, 最好不要设置, 否则别人不知道你到底有没有收到邮件。
——4、 有针对性的回复。
——5、 回复邮件, 字不要太少, 一般不少于 10 个字,如“嗯” 一个字之类的就不要来了 。
——6、 如果同一问题反复邮件往来说不清楚, 建议电话沟通或面谈。
——7、 要注意回复和回复全部。 邮件里回复功能是指回复本人, 若点回复全部就是回复所有的人。
——8、 懂得区分收件人、 抄送人和密送人。

——收件人就是 TO 为邮件主送人, 主要由本人进行处理; 抄送人 CC 一般指需要知道这回事的人, 一般无回复处理的义务, () 但若 CC 的人有建议可以回复; 密送人 BCC, 收信人不知道你 BCC 了 谁, 可能用于非正式场合, 职场中一般不用 BCC。

发送邮件时要注意的礼仪
1、 及时回复 email。
收到他人重要邮件后, 即可回复; 理想回复 2 小时内(紧急重要邮件) 。 不是每封邮件都立即处理, 占用时间太多,对于一些优先级低的邮件可集。复杂邮件不能及时确切回复时, 不要让对方苦苦等待,及时做出相应, 哪怕只是确认一下收到了 并正在处理等。
2、 针对性回复。
当回复问题列表邮件时, 应把问题单抄上, 并逐一附上答案。 进行必要阐述, 让对方一次理解; 避免反复交流, 浪费资源。
3、 回复认真对待
对方发来一大段邮件时, 回复字数不能过少,“是的”、”对的“、“好的”、“收到”、“谢谢” 等字眼, 非常不礼貌。
4、 不要同一问题盖高楼。
如果 RE 太多, 说明交流不畅, 没说清楚。 此时应电话沟通后在做判断。
5、 较复杂问题, 多个收件人频繁回复发表看法后, 应立即对讨论结果小结, 删减瘦身, 突出有用信息。6、 区分 Reply 和 Reply All。如果只需一人知道, Reply; 如果发信人提出的要求需要有结论, Reply All。如果你对发件人提出的问题不清楚或有不同意见, 不要当着所有人的面不停的 RE, 应于发件人单独沟通, 有结果后再告诉大家。 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
7、 主动控制邮件往来。
8、 避免将细节性讨论意见发给 top Manager, 特别是可以预见的 top Manager 不能深入了 解的业务细节。



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